Conceptos y Herramientas Básicas

APRENDA LOS CONCEPTOS BÁSICOS

Los siguientes conceptos son fundamentales. Estúdielos cuidadosamente, ya que son las Claves para Administrar un Negocio Exitoso.  

	Preparando un Reporte de Flujo de Caja		Encontrando el Punto de Equilibrio
	Manteniendo Registros en su Negocio		Cómo Sobrevivir la Crisis Económica
	Alternativas de Financiamiento		Comenzar un Negocio - ¿Tiene el Espíritu del Emprendedor?

PREPARANDO UN REPORTE DE FLUJO DE CAJA

CÓMO CALCULAR EL REPORTE DE FLUJO DE CAJA MENSUAL

• El flujo de caja incluye toda el dinero que entra y sale de su negocio, y es lo que mantiene al negocio vivo. 
• De acuerdo a un estudio del US Bank, de cada 100 negocios que fracasan, el 82% de ellos quiebran debido a un mal manejo de flujo de caja. 
• Para evitar que esto suceda, es importante preparar reportes de flujo de caja cada mes.
• También hay que tener en cuenta que las ganancias de su negocio no son necesariamente iguales a su flujo de caja.

Un reporte de flujo de caja tiene cinco secciones: 

1. Saldo Inicial de Efectivo: Esta sección incluye el efectivo disponible en el banco y a mano al principio de cada mes. Si tiene $1,000 en su cuenta corriente y $200 en efectivo, su Saldo Inicial de Efectivo es de $1,200.
2. Fuentes de Efectivo: Incluye todas las actividades que traen dinero a su negocio, como las ventas en efectivo y el dinero que recibe cuando un cliente le paga una deuda. Si ganó Bs1,000 en ventas y recibió Bs.400 de personas que le pagaron las deudas que tenían con usted, sus Fuentes de Efectivo totales son de Bs.1,400.
3. Usos de Efectivo: Incluye toda el dinero que se necesita para cubrir los gastos del negocio. Algunos ejemplos de esto son los gastos de renta (arriendo), salarios, materiales e impuestos. Si su renta mensual es de Bs.700 y gastó Bs.200 para comprar materiales y Bs.1,000 para pagar salarios, su Uso de Efectivo total es de Bs.1,900.
4. Cambio Neto: Se calcula restando el total de Usos de Efectivo (sección número 3) del total de Fuentes de Efectivo (sección número 2). En nuestro ejemplo, el Cambio Neto sería: Bs1,400 - Bs1,900 = -Bs.500. El signo negativo significa que se obtuvo un Cambio Neto negativo, lo que implica que su negocio está perdiendo dinero, o que usted está gastando más de lo que recibe, lo que puede llevar a su negocio a la quiebra. Recuerde entonces que un Cambio Neto positivo es lo que hace que su negocio crezca.
5. Saldo Final de Efectivo: Se calcula sumando el Cambio Neto con el Saldo Inicial de Efectivo. En este caso sería entonces -Bs.500 + Bs1,200 = Bs.700. Esta cifra se convierte en el Saldo Inicial de Efectivo del próximo reporte (próximo mes).

Usando la información del ejemplo, así es como se debería ver su reporte de Flujo de Caja:

          Saldo Inicial de Efectivo:                           1,200          Fuentes de Efectivo
                    Ventas:                              1,000
                    Deudas Canceladas:         400
                    Total Fuentes de Efectivo:               1,400          Usos de Efectivo
                    Renta:                                  700
                    Materiales:                          200
                    Salarios:                              1,000
                    Total Usos de Efectivo:                     1,900          Cambio Neto:                                                ( 500)
          Saldo Final de Efectivo:                                700

MANTENIENDO REGISTROS EN SU NEGOCIO

LA IMPORTANCIA DE GUARDAR COPIA DE TODAS SUS TRANSACCIONES

Sin importar el tipo de negocio que usted tenga, es muy importante que siempre mantenga copias de todas las transacciones de su negocio. Dichas copias le ayudarán a tener una idea general del estado de su negocio. Por ejemplo, le podrán ayudar a determinar los productos más vendidos, los que no se venden muy bien, y la ganancia que hace cada vez que vende cierto producto. Al mismo tiempo, dichas copias le proporcionarán la información necesaria para preparar los estados financieros y los impuestos de su negocio. 

Siempre trate de mantener copias de las siguientes transacciones:

• Gastos: Mantenga copias de todos los gastos que su negocio hace. Una manera excelente de monitorear los gastos es simplemente abrir una cuenta corriente en un banco, ya que le dará información exacta sobre la fecha, cantidad, y tipo de gastos que su negocio hace durante el mes.  
• Ingresos: Siempre registre los ingresos que recibe, las fechas en que son recibidos, y la fuente de estos pagos. Acuérdese que su negocio puede recibir dinero de varias fuentes. Por ejemplo, usted puede recibir una ganancia al vender un producto o un servicio, al vender un bien del negocio (por ejemplo un automóvil) para financiar sus operaciones, o de los dividendos que recibe de una inversión.
• Inventario: Siempre mantenga copias del estado de su inventario. Actualice estas copias frecuentemente, apenas venda un ítem, bórrelo de su cuenta de inventario.
• Nómina de Pago: Siempre mantenga un record de la nómina de pago, sin importar el número de empleados que su negocio tenga. Como un contratante, usted es responsable de mantener copias de la información personal, el número de horas que trabaja, y el salario que recibe cada empleado de su negocio. 

Un Ejemplo: 

Para poder mantener una copia clara de las transacciones de su negocio, usted puede usar el método de Contabilidad por Partida Simple el cual es simple y eficiente:

Fecha	Descripción	Ingresos	Gastos
Enero 4	Pago de la cuenta del teléfono		250.00
Enero 4	Servicio de reparación	700.00
Enero 5	Pago de la renta		500.00
Enero 5	Servicio de reparación	1150.00
Enero 7	Pago de nomina		800.00
Enero 8	Pago de cuenta de luz		150.00
	Total de Enero:	1,850.00	1,700.00

Consejo Práctico: Siempre mantenga sus finanzas personales separadas de las transacciones de su negocio, ya que esto le ayudará a sumar los gastos totales de su negocio más fácilmente. Es muy importante que guarde las copias de las transacciones de su negocio por al menos tres años, ya que el IRS tiene el derecho de intervenir en cualquier negocio y reclamar copias de transacciones que hayan pasado hasta con tres años de antigüedad.

ALTERNATIVAS DE FINANCIAMIENTO

ALTERNATIVAS DE FINANCIAMIENTO PARA PEQUEÑAS EMPRESAS

  

¿Es usted dueño de una pequeña empresa y tiene necesidades de financiamiento? ¿Está preocupado porque hay escasez de crédito debido a la crisis financiera? Para conseguir un préstamo para su empresa, debe planear su estrategia cuidadosamente.

 

• Primero determine cuáles son sus necesidades de financiamiento, incluyendo el monto de dinero que necesita y cuánto tiempo requiere para pagar sus deudas.
• Determine el tipo de préstamo que necesita: línea de crédito, préstamo a plazo fijo,leasing para la adquisición de automóviles, tarjetas de crédito, etc., así como el tipo de acreedor al que puede acudir, el cual puede ser una agencia de microfinanzas, una unión crediticia, un banco comercial o un fondo de capital de riesgo.

Dependiendo del nivel de desarrollo de su empresa, debe explorar distintas opciones de financiamiento. Muchos expertos identifican cuatro etapas de desarrollo en la pequeña empresa:

 

1. Durante la primera etapa, las empresas son consideradas empresas nuevas.
2. En la segunda etapa, las empresas tienen un plan de negocios y muestras de sus productos, pero muy poco ingreso.
3. En la tercera etapa, las empresas están creciendo y ejecutando sus planes de negocio.
4. En la cuarta etapa y final, las empresas han estado operando durante cierto tiempo y ya tienen registros de sus ingresos y egresos.

ALTERNATIVAS DE FINANCIAMIENTO PARA EMPRESAS EN ETAPAS UNO Y DOS

 

Para empresas en la primera y segunda etapas, o para dueños de empresas en las etapas tercera y cuarta que tengan historias de crédito poco sólidas, los préstamos de fuentes alternativas como las agencias de microfinanzas pueden resultar más accesibles. A la historia de crédito y el tiempo de vida de la empresa no son los únicos factores que se consideran al evaluar las solicitudes de préstamos, también se toma en cuenta el carácter del solicitante.   

ALTERNATIVAS DE FINANCIAMIENTO PARA EMPRESAS EN ETAPAS TRES Y CUATRO 

 

Para los empresarios en etapas tres y cuatro que tienen una historia de crédito sólida, el financiamiento de un banco o un préstamo tradicional puede resultar más económico. Presente su solicitud en los bancos donde tenga una relación previamente establecida. Si usted no tiene una relación establecida con un banco, puede preguntar a un contador o abogado con experiencia si éste puede contactar a un banco en su nombre para presentar una propuesta.

Dada la actual crisis financiera, incluso los solicitantes que tienen empresas en su estado más desarrollado pueden ser rechazados en sus solicitudes de préstamos, lo cual hace de las agencias de microfinanzas, las uniones crediticias y los fondos de capital de riesgo sean fuentes cada vez más atractivas de financiamiento.

NOTA SOBRE LAS TARJETAS DE CRÉDITO
 

Las tarjetas de crédito también son una fuente común de capital para las empresas en todas las etapas de desarrollo. Una ventaja de las tarjetas de crédito para empresas, es que pueden ser usadas para manejar el flujo de caja, ya que los dueños de la empresa y los empleados tienen la opción de usar tarjetas para pagar por gastos que requieren de pago inmediato. De hecho, los bancos están motivando a los solicitantes de crédito que no han podido acceder crédito tradicional a usar tarjetas de crédito como alternativa. Sin embargo, debes siempre utilizar las tarjetas de crédito con extremo cuidado, pues los intereses anuales de las tarjetas de crédito son típicamente más altos que los intereses de los préstamos, y los cargos escondidos son comunes.  

Independiente de la fuente de financiamiento, los dueños de empresas deben tener 100% claros los requerimientos de los acreedores, y comprender completamente el proceso de solicitud antes realizar una solicitud.  

ENCONTRANDO EL PUNTO DE EQUILIBRIO

¿CÓMO CALCULAR EL PUNTO DE EQUILIBRIO DE SU NEGOCIO? 

¿Sabe cuántos productos tiene que vender para que su negocio cubra todos sus gastos? El punto de equilibrio es una herramienta muy importante, ya que señala el número de ventas que su negocio necesita para cubrir sus gastos y empezar a percibir ganancias.

Pasos para calcular el punto de equilibro de su negocio:

1. Determine sus Gastos Fijos: Los gastos fijos son aquellos gastos que no puede evitar. Por ejemplo, la renta (arriendo) y los pagos a las compañías de seguro son considerados usualmente como gastos fijos. Si usted es dueño de una peluquería y gasta Bs800 por mes en el alquiler, Bs300 en seguros, y Bs100 en utilidades, su gasto fijo mensual es Bs1,200 (Bs800 + Bs300 + Bs100).

2. Calcule los Ingresos por Ventas  Realice una proyección realista de sus ganancias por venta y/o por mes. Si considera que va a hacer 100 cortes de pelo por mes y cobrará $20 por corte, su ingreso por venta es de Bs.20 y su ingreso mensual es de Bs.2,000 (Bs20 * 100).

3. Calcule su Ganancia Bruta: Es el dinero que le queda después de pagar todos los gastos que necesita hacer para lograr la venta. Por ejemplo, si gasta Bs5 por corte de pelo (Bs1 por shampoo y Bs4 para el salario de un empleado), su ganancia bruta por venta es de 15 (20 - 5) y sus ganancias brutas mensuales son de Bs1,500 (Bs15 * 100).

4. Calcule el Porcentaje de Ganancia Bruta: Esto le indicará qué porcentaje de cada dólar es ganancia bruta. Se calcula dividiendo su ganancia bruta promedio por su ingreso por venta promedio. En este caso, su porcentaje de ganancia bruta

es 0.75, o 75% (15/20). Esto quiere decir que por cada bolívar que gane, 75 céntimos son ganancias.

5. Calcule su Punto de Equilibrio: Ahora podrá dividir sus gastos fijos por el porcentaje de ganancia bruta para encontrar cuántas unidas debe vender para cubrir todos sus gastos. Su punto de equilibrio es 1,600 (1,200/0.75), o 80 cortes de pelo por mes (1,600/20).

Si termina haciendo 100 cortes de pelo durante el mes como pensaba, usted ganará suficiente dinero para cubrir sus costos y hacer una ganancia. Pero si usted no logra hacer más de 80 cortes de pelo, su negocio perderá dinero.

 Consejo Práctico: Si usted no logra alcanzar su punto de equilibrio, tendrá que buscar una forma de reducirlo. Por ejemplo, considere trabajar desde su casa para evitar el gasto de renta, subir sus precios, o encontrar proveedores más baratos.

COMO SOBREVIVIR LA CRISIS ECONÓMICA

ESTRATEGIAS DE SOBREVIVENCIA EN UNA ECONOMÍA DIFÍCIL

 Pese a que la economía está lenta, hay muchas cosas que usted como empresario puede hacer para sobrevivir, e incluso prosperar.

 

• Conozca su mercado: Si aún no ha investigado a sus proveedores y competidores, este es el momento. Hable con sus clientes sobre las necesidades que ellos tienen en este ambiente económico, obtenga información sobre la estabilidad financiera de sus proveedores y hable con las empresas del vecindario sobre el mercado que comparten en estos tiempos difíciles.
• Mantenga un bajo inventario: La mayoría de consumidores están comprando y gastando menos. Mantenga sus suministros e inventario en un nivel bajo para que no se quede con productos que no pueda vender. Intente comprar sólo lo que necesita cuando le sea posible.
• Maximice sus estrategias de marketing: En lugar de paralizar sus esfuerzos de marketing, piense en estrategias que le ayuden a sacar más provecho de estos esfuerzos. Las promociones especiales son particularmente útiles durante tiempos financieros difíciles, porque ofrecen a los clientes un incentivo para comprar. El conocido "dos por uno" por un tiempo limitado es una manera fácil y de bajo costo para promocionar sus productos y servicios.
• Reduzca su dependencia de las tarjetas de crédito: Los dueños de empresas que toman esta crisis financiera como una situación de corto plazo pueden terminar en una relación de dependencia con las tarjetas de crédito. Si está utilizando tarjetas de crédito para hacer pagos durante el tiempo de crisis, es mejor que cambie su enfoque hacia la reducción de costos. El utilizar tus tarjetas hasta el límite (o cerca del límite) puede tener un impacto negativo en su puntaje de crédito y llevarle a pagar intereses más altos.
• Explore sus alternativas de financiamiento: La falta de acceso a crédito hace más difícil el crecimiento para las pequeñas empresas. Pero aún cuando los bancos están menos dispuestos a dar préstamos, hay otras organizaciones, como agencias sin fines de lucro o programas auspiciados por el Estado, que pueden proveer el capital que necesita.

COMENZAR UN NEGOCIO

¿TIENE EL ESPÍRITU DEL EMPRENDEDOR?

¿Se encuentra sin trabajo? ¿Está pensando en empezar su propio negocio?  Este puede ser el momento para perseguir sus sueños y usar sus talentos para comenzar un negocio. Pero no basta con tener una buena idea. En sus manos tendrá la responsabilidad de desarrollar proyectos, organizar su tiempo, atender y manejar todos los detalles involucrados. 

Parta desde el principio con una buena base para su empresa, y evalúese para determinar si usted tiene las cualidades de un emprendedor.

Los empresarios exitosos: 
 

• Son visionarios.
• Tienen iniciativa.
• Son organizados.
• Son sociables.
• Toman riesgos.

El espíritu empresarial va más allá de la competencia y el riesgo que supone crear una empresa. Es un espíritu arriesgado, que requiere confianza en sí mismo y autonomía. 

 

Comience con las siguientes preguntas para evaluar sus puntos fuertes y débiles al asumir el papel de propietario y gerente de una pequeña empresa, asignándose una puntuación de 1 (lo más bajo) hasta 5 (lo más alto) en cada pregunta.

• ¿Tengo una visión clara y entusiasta de mi empresa?
  
  
  *El empresario tiene una visión de entusiasmo, que está apoyada por ideas concretas que son únicas (no están disponibles en el mercado).
    
• ¿Cuán bueno soy para tomar decisiones?
   
  
  *Los empresarios están siempre obligados a tomar decisiones, a menudo instantáneas, sin poder consultar con nadie.
  *Los empresarios no solo toman la iniciativa, pueden persuadir también a otros a unirse y ayudar con su visión, para construir una en común.
   
• ¿Cuán bien planifico y me organizo?
   
  
  *La falta de planificación es la causa principal del fracaso de la mayoría de las empresas. Hay que ser muy organizado, especialmente con la planificación financiera, de inventario, horarios y producción.
  *El empresario es muy estratégico, y desarrolla un plan con metas y una metodología específica.
   
• ¿Cuán bien me llevo con otras personas ?
   
  
  *El empresario tiene que relacionarse con una gran variedad de personas, y establecer relaciones de beneficio mútuo, especialmente con los proveedores y clientes, mientras negocia términos y contratos. 
  *Se comunica bien y es extrovertido.
  
  *Tiene la capacidad de manejar a las personas dentro de una empresa.
   
• ¿Cuán listo soy para tomar riesgos?
   
  
  *Hay que evaluar los costos, el mercado y las necesidades del cliente, y tomar acción.
  *El empresario no tiene miedo de cometer errores, y trata de aprender de los errores para desarrollar nuevos conocimientos.

Si usted tiene una marca entre:

• 21-25: ¡Es hora de comenzar! Averigüe sobre los recursos disponibles en su área.
• 16-20: Puede ser que usted tenga el perfil del empresario, pero sería una buena idea hablar con los centros de desarrollo de la pequeña empresa y SCORE en su área para investigar un poco más sobre como iniciar su propio negocio.
• 11-15: Piense y reflexione mucho sobre su capacidad para empezar su propio negocio. Consúltelo con profesionales de pequeñas empresas, pero también con sus familiares y amigos.
• 5-10: Puede ser que usted no tenga la capacidad de comenzar su propio negocio. Por lo menos, tal vez no tenga las características principales del empresario.
• 0-4: Comenzar su propio negocio probablemente no es la mejor manera de usar sus capacidades/talentos.

 No solo es importante considerar cuidadosamente sus características personales, sino el impacto que tendrá su actividad empresarial en su vida personal.  Usted debe preguntarse si tiene la energía física y emocional necesaria para administrar su propia empresa, tal vez trabajando 12 horas o más al día, todos los días de la semana.  También se debe pensar en el efecto que tendrá esta actividad en su familia, ya que será necesario contar con su apoyo en este proyecto. Seguramente, empezar un negocio requiere mucha energía y compromiso, pero es posible hacerlo. Antes de todo, hay que comenzar con el pie derecho, - ¿tiene lo que se necesita?

 CONSEJOS PRÁCTICOS PARA TIEMPOS DE CRISIS

CONSEJOS CON CLAVES PARA ADMINISTRAR UN NEGOCIO EXITOSO

Si ya maneja las claves para administrar un negocio exitoso, le recomendamos revisar nuestros consejos prácticos:  

	Llevar Registros en su Negocio		Estados Financieros
	Análisis del Punto de Equilibrio		Marketing para Pequeños Negocios
	Estados de Flujo de Caja		Estrategias de Marketing Eficaces

RECURSOS ADICIONALES

• recursos adicionales de Claves para Administrar un Negocio Exitoso.  http://www.accioneast.org/home/prestamos-para-pequenos-negocios/educacion-financiera/claves-para-administrar-un-negocio-exitoso/recursos-con-mas-claves-para-el-Exito.aspx